Políticas de tratamiento de datos

1. OBJETIVO

Espumas Medellín S.A. y Espumados del Litoral S.A., sociedades que desarrollan actividades comerciales bajo la marca Fom+, establecen mediante esta Política los criterios aplicables al tratamiento y protección de los datos personales que se encuentren bajo su responsabilidad.

Su propósito es garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales, proteger los derechos de sus titulares y cumplir la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

2. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y EJERCICIO DE DERECHOS

Fom+ es una marca comercial y no constituye una persona jurídica independiente. Los responsables del tratamiento de los datos personales asociados con las actividades desarrolladas bajo esta marca son, según corresponda:

Espumas Medellín S.A.

NIT: 890.921.665-9

Dirección: Cra. 48 No. 98 Sur – 05, Variante a Caldas Km 3, La Estrella, Antioquia.

Teléfono: (604) 444 1423

Correo: protecciondedatos@espumasmedellin.com.co

Espumados del Litoral S.A.

NIT: 800.177.119-1

Dirección: Calle 110 No. 9G-520, Avenida Circunvalar Km 7, Barranquilla, Atlántico.

Teléfono: (605) 319 7430

Correo: protecciondedatos@espumadosdellitoral.com.co

En adelante, podrán denominarse individualmente “el Responsable” o conjuntamente “las Sociedades”. La sociedad que determine las finalidades y los medios del tratamiento será responsable del cumplimiento de las obligaciones que le correspondan.

Los titulares, o quienes estén facultados para representarlos, podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y demás derechos reconocidos por la ley a través de los correos, teléfonos y direcciones indicados anteriormente, según corresponda al Responsable del tratamiento.

Las solicitudes deberán permitir identificar al titular y señalar claramente la información o actuación requerida. Cuando corresponda, deberán acompañarse de los documentos necesarios para acreditar la identidad o representación.

Consultas

Las consultas serán atendidas en máximo diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informará al titular la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos relacionados con la actualización, rectificación, supresión o presuntos incumplimientos deberán contener, como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos.
• Solicitud concreta.
• Datos de contacto.
• Documentos pertinentes, cuando existan.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará la información faltante en los términos establecidos por la ley. Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda “reclamo en trámite”, cuando corresponda.

El reclamo será atendido en máximo quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de este término, se informará al titular la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. MARCO NORMATIVO

Esta Política se desarrolla de acuerdo con las disposiciones colombianas aplicables en materia de protección de datos personales, especialmente:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013 y las disposiciones incorporadas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 090 de 2018, en lo relacionado con el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 2300 de 2023, cuando resulte aplicable a las comunicaciones comerciales.
• Instrucciones, circulares y demás disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Las demás normas que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten el régimen de protección de datos personales.

4. ALCANCE

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por las Sociedades, en calidad de responsables o encargados, mediante bases de datos físicas o digitales.

Comprende los datos obtenidos a través de canales como:

• Ecommerce y sitios web.
• Formularios físicos o digitales.
• Puntos de venta.
• WhatsApp, correo electrónico y líneas telefónicas.
• Servicio al cliente.
• Facturación y procesos comerciales.
• Campañas, eventos y redes sociales.
• Procesos de garantías, cambios y devoluciones.
• Procesos de selección y relaciones laborales.
• Relaciones con proveedores y contratistas.
• Sistemas de videovigilancia.
• Los demás canales utilizados legítimamente por las Sociedades.

5. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política:

Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato público: información que, de acuerdo con la ley, no tiene naturaleza privada, semiprivada o sensible.

Dato privado: información de naturaleza íntima o reservada que solamente interesa a su titular.

Dato semiprivado: información que no es íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar al titular y a determinado grupo de personas.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relacionados con salud, vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical y datos biométricos.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Encargado: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.

Transferencia: envío de datos personales a otro Responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para realizar el tratamiento de sus datos, cuando sea exigible.

Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta Política, sus principales finalidades y los mecanismos para consultarla y ejercer sus derechos.

RNBD: Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.

6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO

Las Sociedades aplicarán los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la Constitución y la ley.
• Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas al titular.
• Libertad: cuando sea exigible, el tratamiento contará con autorización previa, expresa e informada.
• Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá conocer la existencia y el tratamiento de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos serán tratados únicamente por personas autorizadas o facultadas legalmente.
• Seguridad: se implementarán medidas razonables para proteger la información.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información, incluso después de terminada su relación con las Sociedades.

7. TITULARES Y DATOS PERSONALES TRATADOS

Las Sociedades podrán tratar datos personales de clientes, prospectos, usuarios del ecommerce, proveedores, contratistas, aliados, colaboradores, excolaboradores, aprendices, aspirantes, accionistas, miembros de órganos de administración, visitantes y demás personas naturales cuyos datos sean tratados legítimamente.

Según la relación con el titular y la finalidad correspondiente, podrán tratarse datos como:

• Nombre e identificación.
• Datos de contacto y dirección.
• Información de facturación y entrega.
• Información sobre compras, pedidos y servicios.
• Información relacionada con garantías, cambios y devoluciones.
• Consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Información contractual, comercial, financiera, académica o profesional.
• Información laboral.
• Información relacionada con proveedores y contratistas.
• Información necesaria para procesos de selección.
• Imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia.
• Datos biométricos u otros datos sensibles cuando su tratamiento esté permitido y resulte necesario.
• Información técnica relacionada con la utilización de canales digitales, cuando corresponda.

Las Sociedades recolectarán únicamente los datos que resulten adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades correspondientes.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser tratados, según la relación con el titular, para las siguientes finalidades:

8.1. Clientes, usuarios y prospectos

• Identificar y validar al titular.
• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Gestionar cotizaciones, pedidos y compras, incluido el ecommerce Fom+.
• Procesar pagos a través de las entidades o proveedores correspondientes.
• Gestionar facturación, entregas, devoluciones, reembolsos y demás operaciones asociadas.
• Gestionar garantías, cambios, retractos y demás servicios de posventa.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Evaluar la calidad de productos y servicios.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Administrar programas de fidelización.
• Prevenir y detectar fraude.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias y legales.
• Atender requerimientos de autoridades.
• Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.
• Cumplir procedimientos de prevención de actividades ilícitas cuando resulten aplicables.

8.2. Comunicaciones comerciales y mercadeo

Cuando exista la autorización correspondiente, los datos podrán utilizarse para:

• Informar sobre productos, servicios, promociones y descuentos.
• Comunicar nuevos productos o actividades comerciales.
• Realizar campañas de mercadeo y fidelización.
• Enviar contenidos publicitarios.
• Realizar encuestas e investigaciones de mercado.
• Personalizar comunicaciones comerciales.
• Invitar a eventos o actividades.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, WhatsApp, mensajes de texto, llamadas telefónicas, redes sociales, correo físico u otros canales autorizados.

El titular podrá solicitar que sus datos dejen de utilizarse para fines comerciales, sin que esto afecte los tratamientos necesarios para ejecutar contratos, atender pedidos, gestionar garantías o cumplir obligaciones legales.

8.3. Proveedores y contratistas

• Evaluar y seleccionar proveedores y contratistas.
• Formalizar y administrar relaciones contractuales.
• Gestionar pagos y obligaciones contables.
• Realizar verificaciones comerciales y de cumplimiento.
• Gestionar riesgos, fraude y actividades ilícitas.
• Atender solicitudes y reclamaciones.
• Realizar auditorías y controles.
• Gestionar accesos y seguridad.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

8.4. Colaboradores, aspirantes, aprendices y excolaboradores

• Gestionar procesos de selección y vinculación.
• Administrar relaciones laborales y contratos.
• Gestionar nómina, prestaciones y seguridad social.
• Gestionar seguridad y salud en el trabajo.
• Administrar beneficios, bienestar y capacitación.
• Realizar evaluaciones laborales.
• Expedir certificaciones.
• Cumplir obligaciones laborales, tributarias, contables y legales.
• Mantener los registros que deban conservarse legalmente.
• Gestionar controles de seguridad y prevenir fraude.

8.5. Accionistas y órganos de administración

• Gestionar las relaciones societarias.
• Verificar identidad.
• Mantener registros y libros exigidos legalmente.
• Gestionar convocatorias y reuniones.
• Administrar derechos económicos y políticos.
• Cumplir obligaciones corporativas, tributarias, contables y legales.
• Realizar procesos de conocimiento y debida diligencia cuando correspondan.

8.6. Visitantes y seguridad

• Controlar el ingreso y acceso a las instalaciones.
• Proteger personas, bienes e instalaciones.
• Prevenir e investigar incidentes.
• Mantener registros de visitantes.
• Gestionar sistemas de videovigilancia.
• Atender investigaciones, reclamaciones o actuaciones administrativas y judiciales relacionadas con seguridad.

9. AUTORIZACIÓN Y CASOS EN LOS QUE NO ES REQUERIDA

Cuando la ley lo exija, las Sociedades solicitarán autorización previa, expresa e informada antes o al momento de recolectar los datos.

La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos o electrónicos, formularios, mecanismos digitales, ecommerce, WhatsApp, grabaciones u otros mecanismos que permitan acreditar su otorgamiento.

El titular será informado sobre las finalidades del tratamiento y los mecanismos para ejercer sus derechos.

No será necesaria la autorización en los casos expresamente previstos por la ley, entre ellos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Información solicitada mediante orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamientos autorizados legalmente para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La ausencia de autorización no exonera a las Sociedades del cumplimiento de los demás principios y obligaciones aplicables.

10. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El suministro de datos sensibles será facultativo, salvo que exista una obligación legal o una finalidad legítima que permita su tratamiento.

Cuando resulte necesario tratar datos sensibles, las Sociedades informarán al titular sobre su naturaleza y finalidad y solicitarán la autorización correspondiente cuando sea exigible.

Las Sociedades evitarán recolectar datos de niños, niñas y adolescentes, salvo que el tratamiento esté permitido por la ley y resulte necesario para una finalidad legítima.

Cuando corresponda, se respetará el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y su derecho a ser escuchado de acuerdo con su edad y madurez.

11. TRANSMISIÓN, TRANSFERENCIA Y TERCEROS

Las Sociedades podrán transmitir datos personales a Encargados que requieran la información para desarrollar las finalidades autorizadas, tales como:

• Proveedores tecnológicos y de software.
• Servicios de almacenamiento.
• Plataformas de comercio electrónico.
• Pasarelas y proveedores de servicios de pago.
• Operadores logísticos y empresas transportadoras.
• Proveedores de facturación.
• Servicios de atención al cliente.
• Proveedores de mensajería.
• Proveedores de analítica y mercadeo.
• Auditores y consultores.
• Otros terceros necesarios para desarrollar las actividades autorizadas.

Los Encargados deberán tratar la información conforme a las instrucciones del Responsable y a las obligaciones legales aplicables.

Cuando los datos sean transferidos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia, se cumplirán los requisitos establecidos por la legislación aplicable.

12. DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando sea exigible.
• Conocer el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la revocatoria de la autorización cuando proceda.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando proceda legalmente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando corresponda.
• Ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes, apoderados o personas autorizadas, según corresponda.

13. REVOCATORIA, SUPRESIÓN Y DESVINCULACIÓN DE COMUNICACIONES COMERCIALES

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.

La solicitud será atendida mediante el procedimiento establecido para los reclamos.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que requiera conservar la información.

En estos casos podrán conservarse los datos necesarios para cumplir, entre otras, obligaciones:

• Fiscales y tributarias.
• Contables.
• Laborales.
• Contractuales.
• Regulatorias.
• Relacionadas con garantías.
• Relacionadas con procesos administrativos o judiciales.

Cuando el titular solicite dejar de recibir comunicaciones comerciales, las Sociedades podrán suspender el uso de sus datos para dichas finalidades, sin afectar los tratamientos necesarios para ejecutar contratos, gestionar pedidos, atender garantías o cumplir obligaciones legales.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN E INCIDENTES

Las Sociedades implementarán medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso, uso, divulgación o destrucción no autorizados.

El acceso a los datos estará limitado a colaboradores, contratistas y terceros que lo requieran para desarrollar funciones legítimas.

Cuando se presente un incidente que pueda comprometer datos personales, las Sociedades deberán:

• Evaluar el incidente y sus posibles efectos.
• Adoptar medidas de contención y corrección.
• Registrar y mantener trazabilidad del incidente.
• Implementar medidas para reducir sus efectos.
• Realizar los reportes a las autoridades cuando legalmente corresponda.

15. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos adicionales establecidos por obligaciones legales, contractuales, laborales, fiscales, contables, administrativas o judiciales.

Una vez desaparezca la necesidad de conservarlos y no exista obligación de mantenerlos, podrán ser eliminados, anonimizados o destruidos mediante procedimientos que impidan su recuperación o acceso no autorizado.

16. VIDEOVIGILANCIA

Las Sociedades podrán utilizar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, puntos de venta, centros logísticos y demás espacios donde resulte necesario para proteger personas, bienes e instalaciones.

Las imágenes podrán utilizarse para:

• Seguridad de personas y bienes.
• Control de acceso.
• Prevención y detección de fraude.
• Investigación de incidentes.
• Atención de reclamaciones.
• Soporte de actuaciones administrativas o judiciales.

Las zonas sometidas a videovigilancia estarán debidamente identificadas mediante avisos que informen sobre la existencia del sistema y los datos del Responsable.

Las imágenes serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad correspondiente y los períodos adicionales que resulten necesarios cuando estén relacionadas con investigaciones, reclamaciones, incidentes o actuaciones administrativas o judiciales.

17. ENTREGA DE INFORMACIÓN A AUTORIDADES

Cuando una autoridad solicite datos personales, las Sociedades verificarán, según corresponda:

• La identidad y competencia de la autoridad.
• La legalidad de la solicitud.
• La finalidad de la solicitud.
• La información que debe ser entregada.

Se procurará suministrar únicamente la información necesaria y conservar evidencia de la entrega cuando resulte pertinente.

18. RESPONSABILIDADES COMO ENCARGADOS

Cuando las Sociedades actúen como Encargados del tratamiento por cuenta de otro Responsable, tratarán los datos únicamente de acuerdo con las instrucciones recibidas y la legislación aplicable.

En estos casos deberán, según corresponda:

• Proteger la información.
• Restringir el acceso a personas autorizadas.
• Mantener la confidencialidad.
• Atender las instrucciones del Responsable.
• Apoyar la atención de consultas y reclamos.
• Adoptar las medidas de seguridad aplicables.
• Cumplir las demás obligaciones establecidas por la legislación y por el contrato correspondiente.

19. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Cuando resulte obligatorio, las Sociedades registrarán y mantendrán actualizada la información de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, de acuerdo con la normativa y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.